如何制作高质量的询问笔录

　　——衡水市公证处 贾琼

　　办了十几年的公证，每每都有这样的体验：一个公证事项办结后，把公证材料整理成卷宗，束之高阁；每年例行查卷时，往往总是询问笔录部分凸显出重要的作用，因为它比前面的公证书更能全面体现公证事项的概貌，记述当时办证的情景。

　　好的询问笔录读之明白，有清晰完整之感，通过公证员和当事人的对话，对当事人申办的公证事项、原因、目的以及如何规范使之符合法律的规定有一个全面了解，对当事人的真实意愿有一个全方位的把握，对当时的办证情景有一个全面展示；并且，它是公证员宣传公证等法律知识的平台和媒介。所以，它自成一体，相对于公证书来说也是一个系统化的相对独立的文书，而并非仅是问题的简单罗列。因此，一本公证书是公证服务的外在载体，而一份高质量的询问笔录就应该是公证卷宗的血脉所在了。

　　询问笔录同时是公证员维护公证文书的法律效力、明确责任和避免执业风险的重要内容。尤其是公证后期发生纠纷后，其证据效力尤为重要。询问笔录是审查的书面落实，是公证员工作成果的直接显现。因此，公证员的文字水平和对公证事项审查的把握能力就反映在询问笔录的制作水平上了。虽然公证法、公证程序规则、每一个指导意见都对询问笔录的制作作了专门的规定，但是现实办证过程中仍有很多公证员对询问笔录的重要性认识不足，认为做不做询问笔录无所谓，无非走个形式罢了，询问笔录制作得很不规范，随意性极大，有些内容令人哭笑不得，甚至有的公证员不写询问笔录，只让当事人在制式的笔录上签字。对这些做法，笔者很不认同。

　　一、询问笔录经常出现的问题

　　(一)内容过于简单，制作依赖格式。有的公证员办证机械，无论什么公证事项，都问那么几句话，根本不能全面、详实地反映该公证事项的全貌，失去了询问笔录反映事实真相的作用。而且有些公证员在办证过程中过分依赖制式询问笔录，殊不知该笔录只是参考而非固定格式。而调出格式就改，不根据公证事项本身设计问题，很容易出现张冠李戴的笑话。简单机械的询问笔录，难以实现公证事项的审查全貌，在公证事项出现纠纷或争执的问题后没有一点参考的价值，起不到其证据的效力。

　　(二)内容主次不分，前后缺少逻辑。有的笔录有用、没用的问了一大堆，东一句西一句，有关的问，无关的也问。东一榔头、西一棒槌，看似所有该问的都问到了，但没用主次、先后之分，之间毫无逻辑性，令人一看，摸不到头绪，不知所云。最典型的是有的公证员在制作询问笔录时，先问了当事人一大堆问题，婚姻状况、财产状况、子女状况，临到快结束了才审查当事人的精神状况和申办的公证事项和目的。

　　(三)缺少必要的告知和释义。《公证程序规则》第二十一条规定，公证机构受理公证申请后，应当告知当事人申请公证事项的法律意义和可能产生的法律后果，告知其在办理公证过程中享有的权利、承担的义务。告知内容、告知方式和时间，应当记录归档。在这里，笔者认为，对于一般程序性的告知可以采用制式，但针对具体公证事项的法律意义和后果的告知，则应在询问笔录中体现。

　　二、如何制作高质量的询问笔录

　　笔者认为，需要做到以下几点：

　　(一)审慎的态度和严密的思路相结合。首先公证员需端正态度，重视起询问笔录的制作。作为一名公证员，必须明了询问笔录的作用和意义，询问笔录的内容要与前面的证据材料呼应、一致且互相印证。同时注意自己的立场，善于提问，有自己明确的审查思路和确认证据、核实事实的先后顺序、询问重点，引导被询问人自己陈述办证目的、用途和相关情况，从而一一印证情况的真实性。

　　(二)全文一体的意识与酝酿腹稿相结合。对公证事项和公证材料事前要做充分的了解和审查工作并事先打好腹稿，设计询问的不同角度和先后顺序，及重点告知和重点询问内容的法律意义、后果。注意前后印证，不要自相矛盾。因此，一定要做充分的准备工作，和被询问人做好沟通工作。

　　(三)确立中心思想与围绕主题相结合。写文章要有中心思想，办公证也要有自己的中心，询问笔录的中心即是办证原因、办证目的及人物关系。所有的询问都要围绕此中心进行，公证员要有能力控制和主导询问的进行，一旦被询问人的回答偏离轨道，要巧妙地引导回到主题上来。如声明公证的中心是声明书的内容，围绕为何办理此项公证和内容的真实性进行询问；遗嘱公证的中心是遗留的遗产由谁继承，为何由其继承的问题。

　　(四)设计重点询问与针对性地告知相结合。虽然现在办证增设告知书的程序，但是多是程序上和一般权利义务的告知，难以满足具体公证事项的告知。针对不同公证事项或同一公证事项的不同情况设计个性化的告知，对具体公证事项的风险和法律后果做明确告知，既使公证员的法律服务提供的非常到位，又防范了风险，对公证事项的针对性更强，某些个性化告知应体现在询问笔录中，并明确记录当事人的回答和反应。如某些委托设定受托人有转委托权，有的被询问人不清楚其含义，需针对具体委托事项分析利弊，告知风险，由被询问人做出决定。

　　(五)要有防范风险的意识。要尽量做到对被询问人提示各种可能发生的纠纷，对所办公证事项的法律意义和法律后果进行充分解读，同时讲明提供虚假证明所承担的风险并由被询问人表示愿承担相应责任。如在某些网络保全公证中要在询问笔录中指明仅对事实进行保全，不证明其是否侵权。有了一份严谨规范的询问笔录，即使公证书出现一点小瑕疵，它的证据效力有时会起到力挽狂澜的作用。现实中我们也有过这样的例证。所以制作笔录时该明确的必须要明确，不应闪烁其词，更不能忽略不计。尤其涉及当事人的利益、责任的，要重点告知。现在公证的风险越来越大，这是客观现实，我们无法回避，所以在作询问笔录时就要按规定的程序办理，在最大程度上避免法律风险。我们公证员经常遇见这样的当事人，他们对银行或某些中介的要求奉若神明，认为公证书使用单位机关的要求必须遵照执行，不论对方提供的委托书多么不符合要求，上面用词多么欠妥或不明确，甚至对他们不利，而坚决要求公证处办理，因此在询问笔录上如实记载公证员对委托的法律后果的告知和风险提示是非常必要的。

　　(六)把当事人的真实意思表示落到书面上。通过询问确切了解被询问人申办公证的真实意思，公证书的用途，帮助其确立合适的公证方式。有书写能力的当事人尽量要求其亲自确认询问笔录内容无误，是否其真实意思表示，并以文字的形式落实到书面上；对补充的要求、异议等，均一一记录，改动之处签字、按手印确认；对特殊公证事项尤为注意记录领取人和领取方式、领取份数等，如遗嘱公证，特别需要记录上述内容。曾有发生家庭矛盾后到公证处查卷的，认为领取两份的，等看到卷内笔录的记载才无语了。

　　(七)分清层次，合理谋篇。询问笔录要层次分明，逻辑清晰，前后问题要有次序，并首尾呼应，避免自相矛盾。询问笔录的内容要比公证书全面，当事人接受强制执行的承诺不仅在合同、公证书中体现，在笔录中更要就其意思做详细而全面的记录，被询问人回答有不一致或与前面的材料矛盾的地方时，要令其解释说明。被询问人称财产系个人所有的要提供证明。

　　(八)通过询问向当事人讲解法律。制作询问笔录的过程不仅是公证的必经程序，也是法律宣传的重要平台。对当事人的提问要令其知其然，更知其所以然，公证员有义务将法律术语根据被询问人的文化程度翻译成使其能明白和接受的解释，使被询问人明白自己的行为将给自己造成的实际影响是什么，他有什么权利和义务，又如何实行。如赠与是否附条件？有的当事人不明白条件是什么？由公证员解释、列举，再由当事人作出选择；又如遗嘱的变更、撤销条件，要根据具体办证事项给予解释。

　　(九)因人而异，区别对待。分清对象，灵活使用不同的表达方式和当事人进行交流，才能在最短的时间内拉近与当事人的距离，明白其要求。对文盲、半文盲、知识分子区别对待。对老年人、青年人区别对待，提的问题用语清楚、明白，回答的有歧义时，要追问清其真实意思，需要审查当事人的行为能力的，注意提问的技巧，以保证其回答能证明其行为能力。

　　以上只是笔者在工作中的几点体会和心得，制作一份高质量的询问笔录不仅是对每一个公证员专业素养的要求，也是规避执业风险、提高法律服务质量的措施之一，我们公证员理应重视起来，令询问笔录的制作更加规范和完善起来。

关键词：