论公证在政府采购招标中发挥的作用

河北省石家庄市国信公证处 张芳亚

　　摘要

　　公证为政府采购招投标提供法律支持和保障，既杜绝违法行为和不正之风的发生，又起到了有效防范财政资金风险的作用，同时又为政府采购招标提供了证据保全。

　　关键词

　　公证政府采购招标作用

　　政府采购招标公证，是指公证机构根据政府采购中心的申请，依照国家有关法律、法规和招标文件等要求，对整个招标活动进行现场监督，证明其真实性、合法性的工作。政府采购招标不同于一般的招投标活动，其目的是提高政府采购资金的使用效益，维护国家利益和社会公共利益，维护政府采购各方参与者的合法权益。

　　从2000年起，我做为公证员就开始为河北省政府采购招投标活动进行现场监督公证，至今已满17年。在这期间，秉承真实、合法的原则，我圆满完成了每一次政府采购的招投标公证任务，树立了公证的权威和公信力。

　　通过长期的工作实践，我认为公证机构参与政府采购招投标活动主要有以下作用：

　　一、有效防范财政资金风险

　　政府采购使用的是财政资金。河北省公共资源交易中心的政府采购部门是政府集中采购的事业单位，这就要求它必须依照法律、法规规范政府采购的招投标活动、监管财政资金的使用，维护国家利益、社会公共利益和采购当事人的合法权益。政府采购参与者之间发生纠纷时，首先通过内部监督投诉程序解决，再进一步可以通过人民法院审判解决，这些虽然可以分清是非，但属于事后监督，并不能防患于未然，不能有效防范财政资金的风险。公证员依据《公证法》对政府采购行为各个环节进行依法监督，规范政府采购行为，可以有效规避纠纷的产生，较好地满足政府对财政资金防范风险的需要。例如，在2010年参与的一次政府采购活动中，投标商共有三家，其中有一家为某公司的分公司，该分公司不具有独立的法人资格，不能独立对外承担民事责任。专家评委缺乏相应的法律知识加之采购人以项目急用为由坚决要求评标，公证处工作人员依据《中华人民共和国政府采购法》第二章二十二条第一款的规定：供应商参加政府采购活动应当具有独立承担民事责任的能力。其目的是为了保护采购人的合法权益，如果供应商不具备独立承担民事责任的能力，一旦出现违约等问题，采购人将面临无法要求赔偿和追责的法律风险。公证员给评委会和采购中心提出法律建议，最终本次评标工作依法依规终止招标，维护了政府采购招投标的合法性，避免了不必要的纠纷和投诉。

　　二、为招投标活动提供法律保障

　　政府采购的招标程序是在政府采购机构组织下依据《招标文件》的具体规则完成的程序，整个程序无法在原条件下重复进行，一旦某个环节出现问题很难补救。在招投标过程中公证员一是通过对《招标文件》的事前审查，对违反法律、行政法规和公平、公正、公开原则的具体条款提出法律意见，促使采购人进行改正，保障政府采购招标依据的合法性；二是依据《政府采购法》、国务院的条例和地方性的法律、法规及合法、有效的《招标文件》监督招标现场，对各方的质疑和各环节出现的问题当场提出法律意见，保障招标程序合法性；三是通过宣读现场公证词、出具公证文书，对整个招投标活动的真实性、合法性予以确认，赋予其法律效力。

　　三、为投标参与者提供法律支持

　　政府采购招标是在政府集中采购机构主持下，通过一定规则对投标商实行优胜劣汰选择的行为，是多方愿意接受的一种政府采购方式，采购人希望得到物美价廉的产品或服务，供应商希望获得最大的利润，集中采购机构希望在最短的时间内组织评标委员会为采购人选出最优秀的供应商。所以，如何保证招投标活动按照诚实信用、择优中标的原则依法进行是各方当事人共同关心的问题。政府采购招标引入公证较好地解决了这个问题。公证机构是代表国家利益、独立行使公证职能并承担民事责任的证明机构。公证机构的参与，提高了政府采购招标投标的可信度，减少该活动中的不规范行为，使投标商能够放心、大胆地参加政府采购。2014年河北省XX医院通过社会招标代理机构采购医疗设备软件产品，已经开了3次标，均因投标商投诉导致招标结果无效。河北省XX医院为此委托政府采购中心组织评标，公证处全程参与了本次招标。在开标前核收投标商提交的资质原件时，公证员发现一家投标商提交的一份经过公证的资质原件的公证书是假公证书，在评标阶段，公证员将这一情况通报给评委会和采购中心工作人员。在公证员的监督下，采购中心的工作人员联系到了这份公证书的署名公证员，确认这份公证书是假的，而这份公证书公证的资质原件是本次评标必备资质，这样使得该投标商的投标为无效投标，最终本次招标活动圆满顺利结束。因此，政府采购的招标投标活动需要公证予以法律服务和法律保障，而且多年的公证实践也证明了公证在政府采购招投标中发挥了不可或缺的作用。

　　四、有效杜绝不正之风发生

　　招投标活动只有严格按照相关的程序、方法进行，才能使招投标过程顺利完成。公证机构在招标活动中，坚持真实、合法的原则，对合法的行为给予支持，对不合法的行为予以制止，可以有效地阻止各种违法行为、不正之风的发生。政府采购活动中采购人往往处于有利地位，投标人则处于被动的被审查地位，而且往往多家竞争。投标人为了能够中标，除了悉心准备投标文件外，个别公司利用托关系等手段提高中标机会，从而形成利益上的冲突。公证机构做为独立的第三方，不偏不倚地站在公正的立场上，监督招投标的全过程，从而维护各方的合法权益。2011年底受河北省XX厅委托,河北省省级政府采购中心组织了“河北省2011年农村小学循环图书公开招标”。本次招标资金额4500万元,配书范围涉及河北省内142个县、2150所学校。该项目分三个标段、7个包,来自全国各地的二百余家供应商参与了投标。这次招标共进行了七天，公证处六名工作人员全程进行监督。

　　为保证这次招标的顺利进行，开标前，公证处专门开会研究学习了相关法律法规，对本次招标文件进行了仔细研读，并进行了多次预案分析。开标当日，公证员在监督核收投标商资质原件的过程中经常发现投标商提交的资质原件与其所列资质清单不一致，公证员都要求投标商当场予以更正，以备评标结束后遇到投诉时备查。在评标现场，公证员凭多年现场监督经验，发现某些出版社的授权书重复给多家投标商，依据招标文件的规定投标商必须提供针对本次采购所投书目的出版社授权委托书，为防范风险，评标结束时公证员主动提出应将所有投标商的授权书原件予以留存，共留存了两大纸箱。公布中标结果的当天就有投标商发传真给采购中心告知授权书有作假现象，也有投标商将此事通报了媒体。由于该标金额大、涉及广、影响深，采购中心领导非常重视，迅速将情况通报给公证处。公证处回复，已要求将所有投标商的授权书原件留存，如果涉嫌假授权，可将授权书原件送交相关机构检验授权书的印章真伪，持有假授权书的投标商将因涉嫌伪造印章罪被追究刑事责任。这像一颗定心丸保证了本次招标工作如期圆满结束，同时维护了政府采购的形象和声誉，赢得了采购人和供应商的一致好评。

　　五、为招投标活动保全证据

　　河北省公共资源交易中心成立后，随着招投标、评标系统的全面网络化，公证的网络证据保全业务开始发挥效力，根据《中华人民共和国政府采购法》第42条规定：采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。根据《公证档案管理办法》第二十五条中现场监督证明列为短期保管；第二十一条凡属于在较短时间内需要考察、利用，作为证据保存的公证档案，列为短期保管，保管期为二十年。公证处秉承真实、合法的原则，为公共资源的政府采购招标做好现场见证和法律服务，并于采购招标结束后出具公证书，卷宗封存在公证处，作为采购文件的存档备查。这为政府采购招投标各方以第三方的身份做了充分的证明。

　　随着全国公共资源交易平台的建立，政府采购工作将更加法制化、规范化、透明化，这对公证工作提出更高的要求。公证处将依据《招投标法》、《政府采购法》、《公证法》和国务院、财政部有关法规及招投标文件对政府采购招投标的现场提供更好的法律服务，规范、完善招投标活动，使招投标活动正确有序进行，为营造政府采购的公平、公正形象发挥了不可替代的作用。

关键词：