香河县公证处的工匠精神

香河县公证处   袁丽

　　香河县公证处自1980年5月成立以来，秉持工匠精神，精耕细作、严谨务实，力求把每件公证打造成精品,保持了零投诉、零错证的记录。

　　一、推进公证工作规范化

　　公证的质量离不开完善规章制度与管理体系。依据相关法律法规，香河县公证处制定了较为完善的规章制度，确保案卷质量有规可依。如文书字体字号，参照国家公文要求和数字用法规定，制定了详细的规范，确保字体的正确使用。制作流程控制表，大到申请、受理、审批、出证各公证环节，小到签章、核实、页号、送达、扫描、归档都进行了严密的控制，从细微之处避免出现不细致、不专心造成的失误、错误，使公证工作有章可循。

　　公证案卷中对当事人提供的证明材料采用加盖“此件与原件核对无误”章是行业的惯例。我处根据当事人提供材料属性不同，分别制作批注，表明证据来源、属性，并由当事人与公证人员签字确认。细微之处的做法确保了公证的质量。县委书记到司法局调研时，对我处的做法进行了肯定并在全县工作会议上进行了表扬。

　　对公证文书进行了繁简分流。需要简化的进行简化，需要详细的详尽描述。如简化公证申请人信息，公民身份号码具有唯一性，且包含出生年月信息，登记住址因重复和不精准舍去，通过与受证部门的交流，将被继承人信息变更为姓名、性别、公民身份号码、死亡日期；对继承权公证文书我们描述更为具体详尽。对委托书的公证，抛弃了证明签章的做法，强调审核，公证被受证部门称赞。在强制执行等合同类公证事项上都进行了细化，得到多家异地的金融机构的肯定。

　　二、推进公证信息化

　　香河县公证处还在公证行业中第一个实现档案数字化。1998年开始尝试档案数字化，2011年将高速扫描仪引入公证行业，2012年正式开始推行档案数字化，取得了良好的效果。

　　我处针对办理数量较多的公证事项研发了案件管理与办证生成系统，实现了办证迅速快捷，信息录入准确无误，避免了错登误登信息的出现。在文书生成的同时，增加了生成申办公证事项说明功能，相当于公证申请表、当事人信息确认单，简单扼要的说明申办的公证事项，为当事人提供便利。

　　通过与档案管理部门和专业公司交流学习，制定了普通电子表格和超链接进行档案管理，得到了业界专家的认可，简单朴素的管理办法也确保了管理的易用性、安全性、开放性。根据《档案法》及相关规章，学习档案数字化的规章制度,制定香河县公证处档案管理办法，使档案工作有规可依。专人负责档案工作，确保档案管理专人化、专业化，确保数字化档案的正确形成和延续。公证办理人员对已办结的公证卷宗及时整理、移交。卷宗移交时除封面必须全部齐全，交接后档案管理人员通过系统生成封面打印，扫描制作电子档案，最后装订分盒入档柜。

　　使用身份证识别仪，确保当事人提供的是真实有效的居民身份证。最先制作了指纹卡片，用原始的沾油墨的方式采集当事人指纹并附卷。通过像机、摄像头、手机采集当事人的影像资料，传输电子版保存并打印附卷，得到当事人认可。随着时代发展，我处根据需求，从后易科技定制开发了指纹身份阅读器，历经三年的使用、调适，该设备可以顺畅的阅读当事人的身份证信息、指纹信息，结合影像资料生成身份信息采集卡，构成了香河县公证处身份信息采集的重点与亮点，起到了很好的识别、采集、防范与震慑作用，杜绝了假人真证、真人假证、假人假证申请公证的情况。2017年年底，在此基础上，开发了基于云端的人脸识别系统，并对识别情况进行比对、判断，根据结果确定为建议通过、有条件通过与不通过，确保了真人办真证，为公证保驾护航。

　　三、推进公证便民化

　　便民利民，让当事人高兴而来，满意而归，是我处追求的目标。按照省厅要求，我处对于委托、声明等简式公证采取当时受理、当时办理、当时领取公证书一站式办公，2014年5月《廊坊日报》进行了专题采访和报道。对于复杂公证通过调整办证流程实现当事人最多跑一次，受理后，准备材料并提前进行调查核实，发现问题解决问题，最后预约时间办理与领取公证书。业务关系较为复杂的继承权类公证，我处通过与当事人电话、邮件进行沟通，传输材料，只需当事人跑一次，即可拿到公证书。通过微信建群的方式与金融机构、不动产登记等部门建立联系，当事人通过微信咨询、领取材料等更加利民便民。针对最新开拓的银行赋予强制执行效力借款合同公证，研究开发了生成软件，银行部门只需通过微信传输信息，即可自动生成申办公证事项说明、笔录、补充协议等文件发给当事人，当事人阅读无误后到公证处签字确认，办证精准、高效。

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