保全证据公证“救活”一家企业

　　石家庄市平安公证处 沈娜

　　近日，石家庄市平安公证处办理的一件保全证据公证，帮助持股80%的股东张某依法破解公司治理僵局，让陷入停滞的企业经营重回正轨。

　　张某是某有限责任公司持股80%的股东，因公司董事、监事长期怠于履行召集主持股东会的职责，公司无法作出有效决策，日常经营陷入僵局。为打破公司管理困局，张某依据公司法相关规定，决定自行召集和主持临时股东会。为确保召集程序合法、送达有效、会议过程规范，张某向平安公证处申请办理邮寄送达保全证据公证与临时股东会现场保全证据公证，固定全流程证据。

　　接到申请后，平安公证处公证员依据法律规定为张某量身设计了全流程公证方案。根据《中华人民共和国公司法》第一百一十四条之规定，董事会不能履行或者不履行召集股东会会议职责的，监事会应当及时召集和主持；监事会不召集和主持的，连续九十日以上单独或者合计持有公司百分之十以上股份的股东可以自行召集和主持。单独或者合计持有公司百分之十以上股份的股东请求召开临时股东会会议的，董事会、监事会应当在收到请求之日起十日内作出是否召开临时股东会会议的决定，并书面答复股东。

　　据此，公证方案严格按照法定顺位展开：首先，由公证处监督，张某向董事、监事分别邮寄送达《提请召开临时股东会的函》，催告其履行召集职责；催告期满未收到任何回应后，再由公证处监督，张某向全体股东、董事、监事邮寄《临时股东会会议通知》，明确会议的时间、地点、性质、审议事项以及召集依据，每一步邮寄过程都固定留存证据。

　　股东会召开当日，公证人员逐一核验参会股东身份，对会议全过程进行监督保全：从主持人说明召集背景、介绍审议事项，到股东表决、现场计票、形成决议与会议记录，全体参会股东签字确认，公证人员对会议全过程录音录像留存。

　　“当董事监事怠于履职、股东依法自行召集股东会时，程序合法性就是决议效力的生命线。”平安公证处公证员表示，倘若没有第三方公证对关键节点进行证据固定，后续极易因程序争议引发新的纠纷，甚至导致决议被撤销或认定无效。此次公证通过对“提请催告、通知送达、会议召开”全流程关键节点进行证据保全，将法律风险前置防控，凭借此次保全证据公证的办理，该公司顺利完成经营决策调整，快速恢复正常运营，公司治理僵局得以妥善化解。（转自《燕赵都市报》2026年7月9日“公证视点”专栏）

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